Coordonnateur, opérations marketing/Coordinator, Marketing Operations

Résumé du poste

Le ou la coordonnateur(trice) des opérations marketing joue un rôle essentiel dans la mise en œuvre des stratégies marketing pharmaceutiques. En tant que membre clé de l’équipe marketing de Searchlight Pharma, vous collaborerez avec les équipes Marketing, Ventes, Finances, Affaires médicales, Affaires réglementaires, Juridique/Conformité et divers partenaires externes afin de garantir l’avancement efficace et conforme des campagnes, des budgets et des processus d’approbation.

Il s’agit d’une occasion concrète d’acquérir une exposition à tous les aspects de l’industrie pharmaceutique de marque tout en développant des compétences en opérations marketing, gestion financière, coordination de projets, analyse de données et collaboration interfonctionnelle. Vous contribuerez à l’optimisation des processus, à la création d’outils et de rapports, ainsi qu’à l’exécution réussie d’initiatives marketing ayant un impact positif sur la vie des patients.

Si vous êtes organisé(e), curieux(se), rigoureux(se) et passionné(e) par l’apprentissage du fonctionnement de la mise en marché des produits pharmaceutiques, ce poste représente une excellente base pour votre développement professionnel à long terme.

Plus important encore, ce rôle est conçu comme un tremplin vers une carrière en leadership commercial dans l’industrie pharmaceutique, avec des possibilités d’évolution vers des postes en marketing, ventes, analytique, gestion de marque et autres fonctions commerciales à fort impact.

Job Summary

The Marketing Operations Coordinator plays a pivotal role in bringing pharmaceutical marketing strategies to life. As a key member of the Searchlight Pharma marketing team, you'll work across Marketing, Sales, Finance, Medical, Regulatory, Legal/Compliance, and external partners to help ensure campaigns, budgets, and approvals move forward efficiently and compliantly.

This is a hands-on opportunity to gain exposure to all aspects of the branded pharmaceutical business while developing skills in marketing operations, financial management, project coordination, analytics, and cross-functional collaboration. You'll help streamline processes, build tools and reporting, and support the successful execution of impactful marketing initiatives that improve patients' lives.

If you're organized, curious, detail-oriented, and excited to learn how a pharmaceutical company brings brands to market, this role offers an exceptional foundation for long-term growth.

Most importantly, this role is designed as a launchpad for a career in pharmaceutical commercial leadership, with opportunities to progress into marketing, sales, analytics, brand management, and other high-impact commercial roles.

Responsabilités du poste

• Coordonner les opérations financières du marketing, notamment les demandes d’achat, les bons de commande, le suivi des factures, le soutien aux provisions comptables, les rapprochements budgétaires, l’intégration des fournisseurs et la production de rapports réguliers sur les dépenses, en collaboration avec les équipes Marketing et Finances.
• Maintenir des outils de suivi et des tableaux de bord précis pour les budgets des marques, les engagements, les dépenses réelles et les prévisions; identifier de manière proactive les écarts, les informations manquantes et les suivis requis.
• Gérer les calendriers de gouvernance marketing, les modèles, les registres et les points de contrôle d’approbation afin d’améliorer la visibilité, la responsabilisation et le respect des échéanciers à travers le portefeuille de produits.
• Coordonner les processus de révision des pièces promotionnelles, de la soumission à l’approbation finale, en veillant à ce que les dossiers soient complets, que les demandes soient acheminées correctement, que les commentaires soient consolidés et que les documents approuvés soient archivés conformément aux procédures applicables.
• Effectuer, lorsque qualifié(e), des vérifications de qualité et de production bilingues afin d’assurer l’uniformité et l’exactitude du matériel en français et en anglais; acheminer toute question liée au contenu ou à la conformité à l’évaluateur approprié.
• Concevoir, documenter et améliorer continuellement des processus marketing reproductibles, des outils opérationnels standardisés, des listes de vérification et des attentes de niveau de service; soutenir la formation et l’adoption de ces pratiques au sein des équipes de marque.
• Soutenir l’administration des agences et fournisseurs, y compris les mandats, les intrants contractuels, l’intégration, les échéanciers, les livrables, le suivi des factures et la documentation liée à la performance.
• Coordonner les activités récurrentes de gestion marketing, notamment les réunions d’équipe, les revues budgétaires, les revues de gouvernance et le suivi des plans d’action; préparer les ordres du jour, la documentation, les décisions et les suivis.
• Surveiller la performance des processus et les irritants récurrents, recommander des améliorations pratiques et utiliser de façon responsable les technologies, l’automatisation et l’intelligence artificielle afin d’accroître la qualité, la rapidité et la cohérence.
• Démontrer les valeurs de l’organisation et veiller au respect de tous les programmes de conformité, notamment le programme mondial d’éthique et de conformité, les politiques et procédures de qualité, les politiques de santé, sécurité et environnement ainsi que les politiques RH.
• Travailler de façon sécuritaire et collaborer avec les membres de l’équipe afin d’atteindre les résultats attendus.
• Adopter des comportements reflétant les valeurs organisationnelles : Intégrité, Courage, Travail d’équipe et Innovation.
• Assurer le respect personnel de tous les programmes de conformité, y compris le programme mondial d’éthique et de conformité, les politiques et procédures de qualité, les politiques de santé, sécurité et environnement ainsi que les politiques RH.
• Signaler toute suspicion de réaction indésirable à un médicament au service mondial de pharmacovigilance conformément aux procédures opérationnelles normalisées (SOP) de l’entreprise.
• Effectuer toute autre tâche pertinente assignée.

Job Responsibilities

• Coordinate marketing financial operations, including purchase requisitions and purchase orders, invoice tracking, accrual support, budget reconciliations, vendor setup and routine spend reporting in partnership with Marketing and Finance.
• Maintain accurate trackers and dashboards for brand budgets, commitments, actuals and forecasts; proactively identify variances, missing information and required follow-up.
• Administer marketing governance calendars, templates, records and approval checkpoints to improve visibility, accountability and on-time delivery across the portfolio.
• Coordinate promotional material review workflows from submission through final approval, ensuring packages are complete, routing is accurate, feedback is consolidated and approved materials are archived according to applicable procedures.
• Perform bilingual quality assurance and production checks, where qualified, to support consistency and accuracy across English and French materials; escalate content or compliance questions to the appropriate reviewer.
• Build, document and continuously improve repeatable marketing workflows, standard operating tools, checklists and service-level expectations; support training and adoption across brand teams.
• Support agency and vendor administration, including scopes of work, contracting inputs, onboarding, timelines, deliverables, invoice follow-up and performance documentation.
• Coordinate recurring marketing operating rhythms, including team meetings, budget reviews, governance reviews and action tracking; prepare agendas, materials, decisions and follow-up items.
• Monitor process performance and recurring pain points, recommend practical improvements and use available technology, automation and AI responsibly to increase quality, speed and consistency.
• Demonstrate organizational Values and ensure adherence to all compliance programs, including the Global Business Ethics and Compliance Program, Global Quality policies and procedures, Safety and Environment policies, and HR policies.
• Works in a safe manner collaborating as a team member to achieve all outcomes.
• Demonstrate Behaviours that exhibit our organizational Values: Integrity, Courage, Teamwork, and Innovation.
• Ensure personal adherence with all compliance programs including the Global Business Ethics and Compliance Program, Global Quality policies and procedures, Safety and Environment policies, and HR policies.
• Report any notified suspected Adverse Drug Reactions to Global Pharmacovigilance in accordance with Corporate SOPs.
• All other relevant duties as assigned.

Exigences du poste

• Formation

• Diplôme d’études collégiales ou diplôme universitaire de premier cycle en administration des affaires, marketing, finance, communications ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.

• Connaissances, compétences et habiletés

• Esprit curieux, analytique et proactif, avec une aptitude à résoudre les problèmes et à identifier des occasions de simplifier le travail, d’améliorer les contrôles et d’optimiser les ressources disponibles.
• Excellentes aptitudes en communication écrite et verbale. Le bilinguisme français-anglais est obligatoire afin d’effectuer la révision bilingue du matériel et des communications marketing.
• Grande rigueur dans l’exécution des processus, solides compétences en organisation et en coordination de projets, et capacité à gérer avec précision des priorités, dépendances et échéanciers multiples.
• Solide sens financier et aisance avec les budgets, les rapprochements, les feuilles de calcul et l’analyse des écarts.
• Excellente attention aux détails, incluant une gestion rigoureuse de la documentation et du contrôle des versions.
• Approche axée sur le service et la collaboration, avec la confiance nécessaire pour clarifier les exigences, établir les responsabilités et assurer les suivis requis.
• Maîtrise intermédiaire à avancée de Microsoft Excel, PowerPoint, Word, Outlook, Teams et Copilot; une expérience avec des systèmes financiers, d’approvisionnement, de flux de travail ou de gestion de projets constitue un atout.
• Aisance avec les outils numériques, l’automatisation et l’intelligence artificielle, utilisés de façon responsable afin d’améliorer la productivité, les rapports et la cohérence des processus.

• Expérience

• Stages ou 1 à 2 années d’expérience dans des rôles démontrant l’initiative, les capacités d’analyse et la collaboration dans un environnement professionnel.
• Participation à des projets ayant permis l’acquisition d’une expérience pratique dans l’utilisation de l’intelligence artificielle pour améliorer les processus.

Job Requirements

• Education
  • College diploma or undergraduate degree in business administration, marketing, finance, communications or a related discipline, or an equivalent combination of education and experience.
• Knowledge, Skills and Abilities
  • Curious, analytical and proactive problem-solver who seeks opportunities to simplify work, improve controls and do more with available resources.
  • Excellent written and verbal communication skills. Bilingualism in English and French is mandatory for bilingual review of marketing materials & communications.
  • Strong process rigor, organization and project coordination skills, with the ability to manage multiple priorities, dependencies and deadlines accurately.
  • Financial acumen and confidence working with budgets, reconciliations, spreadsheets and variance tracking.
  • Excellent attention to detail, including disciplined documentation and version control.
  • Service-oriented and collaborative approach, with the confidence to clarify requirements, establish ownership and drive timely follow-through.
  • Intermediate to advanced proficiency in Microsoft Excel, PowerPoint, Word, Outlook, Teams and CoPilot; experience with enterprise finance, procurement, workflow or project management systems is an asset.
  • Comfort using digital tools, automation and AI responsibly to improve productivity, reporting and process consistency.
• Experience
  • Internships or 1-2 years experience in roles that demonstrate candidate’s ability to take initiative, demonstrate analytical skills & work collaboratively.
  • Projects that have enabled the candidate to gain experience with AI to improve processes.